A gestão da construção é um processo que pode ser melhor desempenhado quando amparado pelas soluções de tecnologia. Um recurso como o diário de obras digital, documento que guarda o relato das tarefas realizadas no canteiro, contribui para uma organização mais eficiente e assertiva das atividades.
Além disso, ele ainda amplia o acesso às informações coletadas, tornando-as disponíveis para outros profissionais. Por isso, investir nesse recurso é o caminho para conduzir a gestão de maneira inteligente, evitando gastos desnecessários ou desperdícios.
Continue a leitura para conhecer o diário de obras digital e como ele pode ajudar no seu projeto!
O que é o diário de obras digital?
O Relatório Diário de Obras (RDO), é uma ferramenta utilizada na gestão de projetos. Sua elaboração é em forma de documento, utilizado para manter um registro diário das etapas realizadas na edificação .
Ele pode ser realizado de maneira manual ou ainda com auxílio da tecnologia, em dispositivos móveis, o chamado Diário de Obras Digital. Em outras palavras, o registro, armazenamento e acesso das informações deixa de ser manual e em documentos físicos, passando a ser feito por meio de softwares.
De ambas as formas, deve conter o relato dos fatos mais importantes ocorridos em cada dia de obra.
Embora alguns detalhes possam ficar de fora, é importante tentar descrever de forma breve tudo aquilo que foi feito no dia. Vale registrar, por exemplo:
- Os processos executados;
- O tempo de execução;
- Quais colaboradores realizaram a atividade.
Informações como as condições climáticas também são importantes, pois podem justificar situações de atraso nos serviços. Equipamentos que tenham tido problemas e atividades não executadas também podem ser descritas no diário de obras.
O objetivo é que o relato transpareça o andamento do projeto para que o registro fique claro a todos os associados envolvidos. Dados sobre reuniões realizadas e treinamentos também devem ser arquivados. Além disso, é importante anotar as compras realizadas e problemas que tenham surgido.
Diferenças entre livro de Ordem e Diário de obras
Vale destacar que, desde 2009, a elaboração de um documento similar ao diário de obra, o Livro de Ordem, é obrigatória, segundo a Resolução nº 1024 do Conselho Federal de Engenharia e Agronomia (CONFEA). Ou seja, deixar de transcrever as informações implica em uma infração que pode gerar penalidades, como multas.
Por mais que os dois documentos sejam parecidos, há diferenças importantes, começando pelo fato de o Livro de Ordem ser obrigatório por lei e o diário de obras só quando expresso em contrato. Além disso, o diário é mais detalhado e relata qualquer acontecimento relevante, o Livro é focado no registro das informações do início e término de atividades.
Assim, preparar o diário de obra já é uma maneira de realizar também o Livro de Ordem. Então, mesmo que o primeiro processo não seja obrigatório, ele acaba se tornando necessário por exigência para desenvolver o segundo.
Como o diário de obra digital pode ajudar na sua obra?
Com ele, é possível entender como e onde estão sendo empregados os gastos e o tempo no canteiro. Confira abaixo alguns dos usos desta solução:
Negociar prazos
Com os arquivos registrados e organizados, é possível negociar prazos com o comprador ou justificar alterações, e até mesmo discutir com os empreiteiros situações de imprevistos. Nesse sentido, o método funciona como meio para provar que as tarefas foram cumpridas de acordo com as especificações técnicas.
O diário de obras também admite que os clientes entendam os motivos dos atrasos. Com esses dados, o processo de ajuste nas datas de entrega, ou até mesmo na reavaliação do orçamento, fica mais transparente e claro.
No caso em que gargalos tenham ocorrido, a solução funciona ainda como uma prova legal. Servindo também como justificativa para a motivação de eventuais falhas técnicas que tenham culminado em novos gastos ou acidentes de trabalho.
O diário de obra digital é essencial para a gestão, auxiliando na tomada de decisões dos profissionais. Esse documento serve como fonte de informações e permite gerenciar as diferentes etapas do projeto.
Documentar tarefas
O objetivo principal é documentar os acontecimentos mais relevantes de cada dia no canteiro de obra. Isso acontece através de diversos fatores, entre eles o andamento das etapas. O resultado disso é um verdadeiro manual que descreve o desenvolvimento do processo construtivo em ordem cronológica.
Assim, é possível extrair registros que podem ser utilizados na tomada de decisões da gestão. Entender como se dá a relação entre cada tarefa, por exemplo, é crucial para o planejamento dos serviços.
Vale lembrar que registrar as etapas significa também ter maior controle sobre elas. Com relatos recorrentes, o andamento e os resultados dos projetos seguem o planejado. Quanto mais detalhado e rigoroso for o processo, mais eficiente será a coordenação da obra.
Avaliar atividades
O diário de obras é a ferramenta com a qual se torna possível comparar os resultados esperados no orçamento e cronograma. Assim, é possível avaliar as atividades, obtendo informações para entender onde acontecem mais problemas e quais as causas deles.
Para a administração, isso significa concentrar esforços nas etapas que mais impactam negativamente nos gastos, prazos e qualidade.
Se, por exemplo, um serviço não aconteceu no dia previsto, deve-se registrar o motivo e como isso afetou o andamento da obra. Assim, os profissionais responsáveis pela gestão podem tomar decisões rápidas e tentar contornar a situação. Bem como criar planejamentos futuros para que problemas similares não ocorram.
Quais os benefícios de usar um diário de obra digital?
Realizar o RDO traz diversas vantagens para uma construção. Ele é crucial para uma gestão eficiente, servindo como fonte para a tomada de decisões.
Mas, documentar as atividades de forma manual no dia a dia pode ser uma tarefa improdutiva, pouco segura e com dados de baixa qualidade.
Por isso, atualmente muitas empresas vêm adotando ferramentas tecnológicas que permitem a elaboração do diário de obra digital. Existem softwares de gestão de obras, que possuem módulos criados especificamente para esta etapa. Assim, é possível obter metas melhores e diferentes vantagens, como:
Acesso ao documento
Um dos principais benefícios é no acesso ao documento, que passa a ser mais simples e rápido. Com a mobilidade, os arquivos podem ser consultados pelos associados envolvidos de forma prática a partir de qualquer lugar, através de dispositivos móveis.
Controle das informações
Com informações sempre atualizadas, de fácil acesso e disponíveis a qualquer hora e lugar, os profissionais podem fazer um controle mais eficiente. Assim, o diário de obras digital serve como um meio para diagnóstico de problemas, facilitando e embasando a tomada de decisões.
Agilidade
Outro benefício é a agilidade, pois os registros podem ser feitos e acessados por qualquer colaborador. Além disso, com o uso de recursos como formulários pré-configurados, os arquivos se tornam mais rápidos, diminuindo a quantidade de esforço necessário nessa etapa.
Centralização das informações
O diário de obra digital é uma maneira de manter todos os dados centralizados em um único lugar. Isso facilita o acesso e manipulação das informações, além de também permitir a padronização e melhorar a segurança no armazenamento.
Monitoramento em tempo real
É possível também monitorar os arquivos registrados em tempo real. Assim, os membros da gestão conseguem tomar decisões mais assertivas e evitar que atrasos aconteçam ou que gargalos passem despercebidos.
A adoção de tecnologias para a elaboração deste processo trouxe diversos benefícios para essa etapa. Mas, para garantir um maior sucesso, é preciso escolher uma solução que atenda às necessidades da organização e apresente respostas rápidas para os outros passos da construção.
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