Problemas com a fiscalização, controle e gestão de gastos, atrasos na construção e muitas outras inconveniências podem ser evitadas se tiver um bom controle de documentos de uma obra.
Pensando nisso, no conteúdo de hoje vamos apresentar algumas dicas para te ajudar a fazer um bom controle, gestão e organização desses documentos, confira!
Organização por categorias
Separe os documentos por categorias, para que assim fique mais fácil de localizá-los quando precisar de alguma informação específica. Você pode dividir por setores, como por exemplo: atendimento, execução, estoque, segurança do trabalho, inspeções, qualidade, terceirizados, etc. Outra dica legal é organizar por ordem alfabética.
Atualização constante
Algo foi mudado? Ou foi comprado mais materiais para o estoque? Cada mudança que ocorre na obra é importante que seja documentada e atualizada nos manuais e registros, isso vai ajudar você a consultar sempre a informação mais atual e a manter uma gestão de obra mais eficiente.
Integridade dos documentos
Seja em papéis ou digitais, os documentos precisam estar em um local seguro que garanta a sua integridade.
De nada adianta você possuir um documento físico ilegível, rasgado, manchado, etc. Por isso é importante separar um local específico para fazer esse armazenamento de forma eficiente. Nada de locais úmidos, com tendência a proliferação de ratos ou outros animais que podem danificar os documentos.
Para a versão digital é importante você armazenar os arquivos de forma segura, como em nuvens onde apenas as pessoas necessárias terão acesso e com login e senha que você não vá esquecer. Evite armazenar apenas em pendrives ou nos documentos do computador, pois caso algum deles estrague ou seja contaminado por vírus, os seus documentos podem ser perdidos ou acessados por terceiros.
Cópias de segurança
Algumas vezes, por maior que seja o cuidado, acontece de algum arquivo ser extraviado, então é importante ter um cópia de segurança. Para arquivos com importância maior, é recomendado fazer 2 cópias ou mais. Melhor prevenir do que remediar, não é mesmo?
Elimine o que não é mais necessário
Muitos documentos perdem sua validade com o progresso da construção, então certifique-se de eliminá-los para evitar o acúmulo desnecessário. Neste caso é importante fazer uma auditoria interna para analisar em conjunto com outras pessoas da equipe o que pode ou não ser jogado fora.
Ter esse controle vai ajudar muito a sua construção a fluir da melhor forma, eficaz, rápida e segura!
Agora que você já sabe como controlar os documentos de uma construção civil de forma eficiente, continue acompanhando o nosso blog para mais dicas e notícias.
